Şeffaf Yönetim

Şeffaf Yönetim Yaklaşımı

ŞEFFAF YÖNETİM YAKLAŞIMI
Sanofi Türkiye, tüm operasyonlarını sektörel iş etiği doğrultusunda açık ve şeffaf bir biçimde yönetirken çalışanlarıyla doğrudan, diyalog ve bilgilendirme merkezli bir iletişim kurmakta, diğer paydaşlarıyla da açık iletişimi desteklemektedir.

 Çeşitli iletişim araçlarından faydalanarak hem iç hem de dış paydaşlarıyla sürekli diyalog halinde olmayı benimseyen Sanofi Türkiye, Şeffaf Yönetim Yaklaşımı ile çalışanlarının bilgiye doğrudan ulaşabildiği, bilginin doğru, hızlı ve güvenli bir şekilde aktarımının devam ettiği bir şirket olmayı sürdürmeyi hedeflemektedir. 

A. Yönetişim
Sanofi Türkiye ticari ve endüstriyel faaliyetlerini Ülke Başkanının liderlik ettiği Ülke Konseyi ve Yönetim Kurulu ile yürütmektedir. Sanofi Türkiye Ülke Konseyi, Sanofi şirketlerinin Genel Müdürleri ve destek fonksiyonları direktörlerinin katılımıyla gerçekleşmektedir. İş Operasyonları, Ticari Operasyonlar ve Gelir Yönetimi, Finans, Hukuk, Kurumsal İlişkiler, İnsan Kaynakları, Kurumsal İletişim, Pazara Erişim, Dijital ve Çoklu Kanallar, Medikal, Uyum departmanlarının üst düzey yöneticileri destek fonksiyonları olarak Ülke Konseyinin daimî üyelerini oluşturmaktadır. Ülke Konseyi üç ayda bir toplanmaktadır. 

Her ay düzenli toplanan Sanofi Türkiye Yönetim Kurulu ise Satış ve Pazarlama, Kurumsal İlişkiler, Finans, Pazara Erişim, Kurumsal İletişim, Ticari Operasyonlar ve Gelir Yönetimi, İnsan Kaynakları, Medikal, İş Operasyonları, Dijital ve Çoklu Kanallar ve Tedarik Yönetimi birimlerinin üst düzey yöneticilerinin katılımıyla gerçekleştirilmektedir.

Sanofi Türkiye Ülke Başkanı Sanofi’nin Avrasya ve Orta Doğu Bölge Başkanı’na bağlı olarak çalışmaktadır. Sanofi Türkiye’de Yerel Uyum Komitesi ve Şirket içindeki çeşitli projeler için kurulan yürütme komiteleri kendi sorumluluk alanlarında faaliyet göstermektedir. En yüksek yönetişim organının başkanı olan Sanofi Türkiye Ülke Başkanı icra görevini de yürütmektedir. 2018 yıl sonu itibariyle Ülke Konseyinde 25, Yönetim Kurulunda ise 15 üye bulunmaktadır. Yönetim Kurulu ücretleri, ilaç sektörü ücret araştırmalarında yayınlanan piyasa verileri dikkate alınarak belirlenir. Yıllık performans değerlendirmesi sistemi mevcut olup, performansa ilişkin pirim ödemesi yapılmaktadır. Kurumun performansı Şirketin yurtdışında bağlı olduğu birime aylık olarak gönderdiği raporlar, yıllık bütçe, o yıla ait tahminler, dört çeyrek için yapılırken hazırlanan rapor ve analizler aracılığıyla belirlenir ve denetlenir.

Sürdürülebilirlik performansı Sanofi’nin üzerinde önemle durduğu kilit performans göstergelerinden biridir. Sanofi Türkiye Ülke Konseyi Şirketin sürdürülebilirlik performansını da içeren tüm performans göstergelerinden sorumludur. 

B. Risk Yönetimi
Sanofi, aşağıdaki taahhütlerini etkileyebilecek fırsat ve tehditleri saptayabilmek amacıyla risk yönetim mekanizmalarını sürekli olarak geliştirmektedir: 
  • çalışanları, hastaları ve yerel halkı koruma, 
  • hastalara ve sağlık sektör çalışanlarına güvenli ve yenilikçi ürünler lanse etme ve pazarlama; henüz karşılanamamış sağlık ihtiyaçlarını giderme, 
  • tüm paydaşları için güven ve şeffaflık ortamında değer yaratma. 

    Türk ilaç sektörünün önemli oyuncularından olan Sanofi Türkiye, kendi değer zincirinin bütünlüğünü korumak için önemli risklerini hem küresel hem de yerel seviyede belirlemekte, değerlendirmekte ve karşı önlemleri almaktadır. 
    Risk değerlendirme mekanizmamız kapsamında ‘İç Kontrol’ ve ‘Risk ve Denetim’ Komiteleri liderliğinde ilgili riskler yönetilmekte ve gerekli kontrol ve denetimler gerçekleştirilmektedir.
     
    Risklerin Yönetilmesi
    Risk Değerlendirme 
    Riskleri makul düzeye çekmek için Sanofi Grubunun belirlediği dönemlerde Sarbanes Oxley Yasası raporlaması ve tüm şirketler ve süreçler düzeyinde kontrol öz değerlendirme/test süreçleri kapsamında risk ve kontrol analizi yapılmakta, riskli ve kontrolleri yeterli olmayan alanlar belirlenerek planlamalar yapılmaktadır. Çalışmalar sırasında tespit edilen bulgular ilgili departmanlar ile paylaşılarak gelişim alanları saptanmakta ve ilgili süreçler ve sonuçlar İç Kontrol ve Süreçler Departmanı tarafından yakından takip edilmektedir. Bununla beraber süreçlerin optimizasyonu için süreç bazında uçtan uca incelemeler yapılmakta, iyileştirici eylem planlarının uygulamaya alınması yerel ve global üst yöneticiler tarafından da yakinen takip edilmektedir. 

    İç Kontrol 
    Sanofi Türkiye’de iç kontrol mekanizmasının kurulması ve devamlılığının sağlanması, risk analizlerinin gerçekleştirilmesi, yürütülen faaliyetlere ilişkin yasalara ve iç kurallara uyum sağlanması, süreç iyileştirme çalışmalarının organize edilmesi ya da var olan çalışmalara destek verilmesi İç Kontrol ve Süreçler Departmanı’nın sorumluluğundadır. Departman, Şirketin tüm birimleri için yıllık risk kontrol analizleri ve öz değerlendirme çalışmaları gerçekleştirmekten, risk analizi doğrultusunda İç Kontrol Süreç Denetim / Gözden Geçirme faaliyetleri planlamaktan, belirlenen süreçler için detaylı denetim veya süreç testleri organize etmekten ve suistimal riskini azaltmak için gerekli aksiyonları almaktan sorumludur. Yıl içinde tespit edilen risklere yönelik anlık çözüm önerileri de geliştirilerek, uygulamaya alınabilmektedir. Çalışmalar sırasında tespit edilen bulgular ilgili departmanlar ile paylaşılarak eylem planları oluşturulmakta ve sonuçları İç Kontrol ve Süreçler Departmanı tarafından yakından takip edilmektedir.

    Ayrıca, Global İç Denetim Birimi tarafından bağlı şirketler belirli dönemlerde denetlenmektedir. Denetim sonucunda raporlanan tüm bulgular için izlenecek yol haritaları planlanmakta, sonrasında bu planların uygulamaya alınıp alınmadığı takip edilmekte ve üst yönetime raporlanmaktadır. Tüm bunlara ek olarak her dört ayda bir Uyum Müdürü Gözden Geçirme faaliyetleri planlamaktadır. Belirlenen süreçler için detaylı denetim veya süreç testleri organize edilmekte ve suistimal riskini azaltmak için gerekli önlemler alınmaktadır. Süreçlere ait bulgular her iki ayda bir gerçekleştirilen Ülke Uyum Komitesi’nde komite üyeleri ile değerlendirilmekte ve planlamalar yapılmaktadır. İlgili süreç sahibi, Uyum Komitesinde belirlenen zaman çizelgesi uyarınca gerekli süreç iyileştirmelerini yapmaktan sorumludur. 

    Riskler ve Önlemler
    Sanofi Türkiye ilgili risklerini ‘Finansal Riskler’, ‘Ürün Riskleri’, ‘Yeni Ürün Geliştirme ve Operasyonel Planlama Riskleri’, ‘Klinik Araştırmalar ve Medikal Alanındaki Riskler’, ‘Yatırım Ortamıyla İlgili Riskler’, ‘Doğal Afetler’ ve ‘İklim Değişikliği’ altında gruplandırmıştır.

    Finansal Riskler
    Bağlı şirketler için sürekli likidite sağlamak, finansal riskleri yönetmek ve finansal yapıyı optimize etmek Sanofi Finans ve Hazine Departmanı’nın amaçları arasında yer almaktadır. Bu doğrultuda, bağlı kuruluşun faaliyeti hakkında sağlıklı bilgiye sahip olmak ve kur riskine maruz kalmayı öngörebilmek için, tahminler tüm ilgili departmanlarla (pazarlama, satış, finansal kontrol, muhasebe, vergi vb.) yakın temas kurularak hazırlanır ve raporlanır. Düzenli raporlamalar aracılığıyla ve herhangi bir riske maruz kalma durumunda, finansal riskten korunma stratejisi buna göre uyarlanır. Amaç hem ticari hem de finansal riskleri döviz kuru hareketlerine göre azaltmaktır. Kredi riski ve müşteri hesapları, alacak riski de net olarak tanımlanmış bir kredi yönetimi politikasıyla yönetilmektedir. Bu politika ile risk kapsamı araçları, herhangi bir müşterinin derecelendirmesine bağlı olarak uygulanmakta ve ekonomik gelişmeler ve potansiyel etkiler düşünülerek uygulanmaktadır.

    Ürün Riskleri
    Kaliteyle ilgili konuların hem hasta sağlığı hem şirket itibarı üzerinde önemli etkileri vardır. Kalitenin en üst düzeyde sağlanabilmesi için Sanofi ilgili tüm yasa ve düzenlemelerdeki gereklilikleri yerine getirmek için hem mevcut hem de inovatif ürünlerinin araştırmadan, üretime ve dağıtıma kadar olan tüm ürün yaşam döngüsü için gerekli standartları uygulamaktadır. Bu standartlar sürekli olarak gözden geçirilmekte ve Şirketin her tesisi yetkilileri tarafından düzenli olarak denetlenmektedir. 

    Farmakovijilans Departmanı ise, diğer ilgili fonksiyonlarla birlikte Sanofi Türkiye ürünlerinden kaynaklanabilecek risklerin tanımlanması, önlenmesi veya en aza indirilmesi amacıyla gerekebilecek risk yönetim planlarıyla ilgili Sağlık Bakanlığı onayının alınması, koordinasyonu ve takibinde rol almaktadır. Farmakovijilans Departmanı Sanofi Türkiye çalışanlarının ürün güvenliliği konusundaki rol ve sorumluluklarının daha iyi anlaşılması ve benimsenmesi amacıyla yıllık olarak rutin farmakovijilans eğitimleri de düzenlemektedir. 

    Yeni Ürün Geliştirme ve Operasyonel Planlama Riskleri
    Yeni ürün geliştirme ve operasyonel planlamalarda tüm süreç belirli bir zaman planı çerçevesinde belirlenmektedir. Süreci oluşturan her bir adım için varsa riskler belirlenir. Belirlenen risklerin gerçekleşme olasılıkları derecelendirilir ve riskin gerçekleşmesi halinde tüketici/sektör/iş sonuçlarına göre etkileri belirlenerek listelenir. Yapılan risk analizi gerekli tüm iç ve dış paydaşlarla paylaşılır ve tüm paydaşların üzerinde fikir birliğine vardığı üç ana başlık oluşturulur:

    1. Riski önlemeye yönelik alınacak koruyucu aksiyonlar 
    2. Risk gerçekleştiği takdirde etkisini engellemek ya da azaltmak adına alınacak aksiyonlar 
    3. Risk oluştuğu takdirde hayata geçirilecek ikinci plan

    Yukarıdaki planlar çerçevesinde risk tekrarı yönetim ekibi ve ilgili paydaşlarla değerlendirilir ve bu riskin alınıp alınmayacağına karar verilir. 

    Klinik Araştırmalar ve Medikal Alandaki Riskler
    Klinik araştırmalar ve medikal alandaki çalışmaların fizibilite aşamaları sırasında global ve lokal çalışma grupları tarafından telekonferans ve toplantılar yapılarak olası riskler belirlenmekte, sonrasında ise aylık yapılan toplantılar ile bu risklerin takibi yapılmaktadır.

    Yatırım Ortamıyla İlgili Riskler
    Ulusal ve uluslararası politik ve ekonomik gelişmeler ile ilaç sektörü yatırım ortamına ilişkin başlıklar düzenli olarak takip edilmekte, bu sayede olası riskler öngörülmektedir. Gereken bilgilendirme ve duyurular iç paydaşlara yapılmakta, gerekli durumlarda ilgili departmanlarla birlikte var olan durumun Sanofi’ye muhtemel etkileri analiz edilmekte ve bu doğrultuda ilgili yol haritaları oluşturulmaktadır.

    Doğal Afetler
    Şirketimizin ortak kriz iletişim planına dahil edilen doğal afetler ile ilgili belirlenmiş bir süreci vardır. Bu daha çok gönüllülerin bir doğal afet vb. durumda hasta tedavilerinin aksamaması amacı ile çalışma ilaçlarına ulaşımı konusunu kapsamaktadır. Söz konusu plan, herhangi bir riskli durum oluşması halinde uygulamaya hazır bulunmaktadır. Ayrıca bir kriz durumunda sorumlular belirlenmiş ve iletişim zinciri uygulamaya konmuştur.

    İklim Değişikliği
    Sanofi Türkiye’nin belirlediği riskli konulardan bir tanesi de iklim değişikliğidir. İklim değişikliği konusu Sanofi’nin küresel öncelikleri arasındadır. 2005 yılında bu konudaki çalışmaların düzenlenmesi ve üst düzey yönetim tarafından yönlendirilmesi amacıyla ‘Sanofi İklim Değişikliği Komitesi’ kurulmuştur. Komite stratejiyi belirlemenin yanı sıra, küresel operasyonlarda enerji verimliliği çalışmalarını koordine etmektedir.

    Sanofi Türkiye küresel sürdürülebilirlik yaklaşımı kapsamında iş yapış süreçlerinin her aşamasında kamu sağlığını korumak ve iklim değişikliğiyle mücadele etmek amacıyla çevresel etkilerini en aza indirmeye çalışmakta, çalışanlarının da bu bilinçle hareket etmesi için çaba göstermektedir. Özellikle Sanofi Türkiye’nin Lüleburgaz Fabrikasında yapılan enerji verimliliği çalışmaları ve kimyasal atıklardan doğacak riskleri bertaraf etmek için uygulanan yöntemler bu konuda örnek oluşturmaktadır.

    İş Sürekliliği Planı ise, ilaç tedarik sürecinde iş sürekliliğini ve iklim değişikliğinden kaynaklanan riskler de dahil olmak üzere beklenmeyen durumlarda üretimin devamlılığını sağlamayı, böylelikle hastaların ilaca erişimlerinin garanti altına alınmasını içermektedir. İş Sürekliliği Planı önemli risk yönetimi başlıkları altında yer almaktadır. Sanofi Türkiye’nin iş sürekliliği ve bu alandaki risk yönetim mekanizmaları her yıl gözden geçirilmekte ve gerekli görevlendirmeler iş tanımlarında yapılmaktadır.