Etik Kural Uygulamaları

Doğru davranışları benimsemek, Sanofi’nin topluma sunduğu bir taahhüttür. Bu doğrultuda, Sanofi Türkiye karşılaştığı her durumda dürüstlükle hareket eder ve etik çalışma şeklini esas alır. Tüm iş süreçleri ‘Sanofi Türkiye Etik Kuralları’, ‘Sanofi Finansal Etik Kodlar’ ve ‘Satınalma Etik Tüzüğü’ne uygun olarak yürütülmektedir. Bununla birlikte sponsor olunacak organizasyonlar dahil olmak üzere hayırseverlik adı altında yapılan tüm toplumsal desteklerin kararları belirlenen etik kurallar çerçevesinde verilmektedir. 

Şirketimiz içinde çıkar çatışmasını önlemek ve yolsuzlukla mücadele etmek için başta Etik Kurallar kitapçığı olmak üzere, ilgili yönetmelik ve kurallara uygun olarak hareket edilmekte ve her süreç bu kurallar doğrultusunda dönemsel olarak denetlenmektedir. Bu konularda çalışanların Şirket içinde herhangi bir sorun yaşamaları halinde isimlerini bildirmeksizin arayabilecekleri bir “Global Uyum Yardım Hattı” da bulunmaktadır. Konuyla ilgili detaylı bilgiler, işe alınan her bir çalışanla oryantasyon eğitimleri sırasında paylaşılmaktadır. 

Sanofi Türkiye İş Etiği Uygulamaları
Etik çalışma şekli ve etik kurallara tam uyum Sanofi’nin öncelikli konularının başındadır. 
Sanofi Etik Kuralları: Şirkette yeni çalışmaya başlayan kişilere sunulmak üzere İnsan Kaynakları tarafından hazırlanan “Hoşgeldin Paketi” içinde “Etik Kurallar Kitapçığı” da bulunmaktadır. Yeni çalışanlardan paketi teslim aldıklarında “Hoşgeldin Paketi” içinde kendilerine sunulan ve Sanofi Etik Kurallarını da içeren tüm kurallara tam olarak uyacaklarını ve bu kuralları herhangi bir şekilde ihlâl etmeleri halinde kişisel olarak sorumlu olacaklarını kabul, beyan ve taahhüt ettiklerini belirten imzalı bir belge alınmaktadır. Hoşgeldin Paketi’nde bulunan Etik Kurallar kitapçığı ayrıca tüm çalışanlara da dağıtılmıştır.

İşe yeni başlayan her çalışana Oryantasyon Eğitimi (Merkez Ofis) ve Mükemmelliğe Yolculuk Eğitimi (Saha Ekibi) kapsamında Etik Kuralların genel kapsamını içeren ‘Etik Kurallar – Oryantasyon Eğitimi’ de verilmektedir. Diğer taraftan, Şirkette çalışmaya yeni başlayanlar için Sanofi’nin online eğitim platformu iLearn üzerinden “İşe Alım Süreçlerinde Etik ve İş Dürüstlüğü” eğitimi de verilmektedir. Tüm çalışanlar prosedürlere uymakla yükümlü olup her yıl etik kurallar ile ilgili eğitimleri tekrarlamak zorundadır. Çalışanların bu kurallara uyup uymadığı Uyum Departmanı tarafından denetlenmektedir. 

Senede bir defa Uyum Departmanı tarafından tüm çalışanlarımıza Etik İlkeler eğitimi verilmektedir. Tüm çalışanlar prosedürlere uymakla yükümlü olup her yıl etik kurallar eğitimlerini almak zorundadır. Çalışanların bu kurallara uyup uymadığı Uyum Departmanı tarafından denetlenmektedir. Bu eğitimler eğitim alması gereken tüm çalışanlarımız tarafından %100 oranında tamamlanmıştır. 

Finansal Etik Kurallar: Finansal Etik Kurallar, yöneticilerin kişisel ve profesyonel ilişkilerinde çıkar ilişkisinden kaçınmalarını, dürüstlük ilkesine bağlı hareket etmelerini, kişisel ve profesyonel hayatlarındaki çıkar çatışmalarını en yüksek etik standartlara göre ele alarak bu tür çatışmaları veya bu tür çatışmalara sebep olabilecek önemli işlem ve ilişkileri derhal Şirket Yönetim Kurulu’na bildirmelerini, Şirketin sunduğu raporların tam, adil, doğru, objektif ve anlaşılır olmasını sağlamalarını, Şirketin yerel ve uluslararası politika ve düzenlemelere, iyi niyet, sorumluluk, yetkinlik ve objektiflik ilkelerine uymalarını, Şirket gizliliğine saygı göstermelerini ve çalışanlara etik davranış ilkelerini benimsetmelerini sağlar. Her yıl Ülke Başkanı, Sanofi Pasteur Genel Müdürü, Tüketici Sağlığı Genel Müdürü, Endüstriyel Operasyonlar Direktörü ve Finans Direktörü tarafından okunarak imzalanmaktadır.

Satınalma Etik Tüzüğü: Satın alma için Etik Tüzük Sanofi Satın Alma Birimi çalışanlarıyla tedarikçileri arasındaki dürüstlük ve şeffaflığa dayalı ilkeleri, tedarikçilerle olan ilişki ve davranışları, olası çıkar çatışmalarını, hükümet çalışanları ve devlet memurlarıyla olan ilişkileri, dış seyahat ve ithalat sınırlarını ve rekabet kanunlarını belirterek zor ya da hassas durumlarla karşılaşıldığında neler yapılması gerektiğine karar verilmesine yardımcı olmaktadır. Bu tüzük her yıl Satın Alma Departmanı ile Kongre ve Etkinlik Departmanı çalışanları tarafından okunarak imzalanmaktadır.

Etik Destek
Hayırsever Kuruluşlar, Sağlık Hizmetleri Kuruluşları ya da Tıbbi veya Bilimsel Dernekler ile çalışma kararları her zaman Sanofi Grubunun etik standartlarına, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikalarına, yürürlükteki tüm kanun ve yönetmeliklere ve ilaç sektöründe uygulanan ulusal ve uluslararası uygulama esaslarına uygun olacak şekilde verilmektedir. Sanofi Türkiye, faaliyet amacı sağlık, bilim (Sanofi ürünleri ile ilgili olmayan), kamu hizmetleri, eğitim, sanat, spor performansları ile ilgili olmak kaydıyla Hayırsever Kuruluşlara, Sağlık Hizmetleri Kuruluşlarına ya da Tıbbi veya Bilimsel Derneklere finansal destekte bulunabilir.

Finansal destek verilecek herhangi bir kuruluşun yolsuzlukla mücadele kanunlarına uyum bakımından güvenilirliği temel kriter olup herhangi bir kuruluş ile bu yönde bir karar verilmeden önce her zaman dikkatlice ön araştırmalar yapılmaktadır. Finansal destekler her zaman yazılı bir talebe istinaden yapılır. Ayrıca, desteğin amacını ve ilgili durumlarda alıcı kuruluşun yükümlülüklerini belirten uygun bir yazılı sözleşme ile süreç desteklenmektedir.

Sanofi, finansal desteklere ilişkin bir talep veya teklif karşısında kuruluşun toplum üzerindeki etkisini ve finansal destek talebinin amacını değerlendirirken; talep eden kuruluşun yönetim kurulu üyelerinin devlet görevlisi olup olmadıklarını ve talebin nihai lehtarlarını da değerlendirmektedir. Bu bağlamda bireysel sağlık mesleği mensubu ve/veya devlet görevlilerine herhangi bir finansal fayda sağlamaktan kaçınılması yönündeki genel kurala uymak için uygun bir durum tespiti süreci gerçekleştirmektedir. 

Sanofi yetkilisi alıcı kuruluş hakkında kontroller için kurum içinde Kurum İçi Durum Tespiti, alıcı kuruluş tarafından verilecek bilgiler ile Kurum Dışı Durum Tespiti Anket Formunu tamamlayarak durum tespiti sürecini başlatır. Bu doğrultuda, potansiyel "kırmızı bayraklı" durumlar ve düzeltici önlemler de değerlendirir.

Çıkar Çatışmasını Önleme
Şirket içinde çıkar çatışmasını önlemek tüm çalışanlarımızın sorumluluğundadır. Tüm Sanofi çalışanları mevcut veya olası çıkar çatışmaları hakkında bilgi sahibi olması halinde, duruma sebebiyet veren işlem, etkinlik veya ilişkiyi ilgili mercilere bildirmek zorundadır. Sanofi çalışanları bu bildirimi gerçekleştirmek için, Çıkar Çatışması Beyan Formunu doldurur ve ibraz eder. 

Her yıl Ocak ile Mart ayları arasında Yönetim Kurulu üyeleri başta olmak üzere, Şirket içinde rüşvet ve yolsuzluk tehlikesiyle karşılaşabilecek departman çalışanlarından (etkilenen çalışanlar) çıkar çatışması beyanları elektronik bir yazılım kanalıyla toplanmakta ve bu çalışanların maruz kalabilecekleri çıkar çatışmaları Uyum Departmanı tarafından değerlendirilmektedir. Sürecin sağlıklı işlemesi için gereken kontroller her yıl ilk çeyrek sonrası çıkar çatışması beyanlarının toplanmasını takiben yapılmakta ve mevcut veya olası bir çıkar çatışması durumunda ilgili planlar uygulamaya konulmaktadır. Ayrıca, tüm yeni işe başlayan çalışanlar kendilerine sunulan karşılama paketinde bulunan çıkar çatışması beyan formunu doldurarak İnsan Kaynakları Departmanına teslim etmektedir. Daha sonra İnsan Kaynakları tarafından toplanan bu formlar incelenmek üzere Uyum Departmanı’na gönderilmekte, inceleme sonrasında ise gerekli çalışmalar yapılmakta ve ilgili formlar burada saklanmaktadır. 

Bununla birlikte Sanofi Etik Kuralları kapsamında “Çıkar Çatışmalarının Engellenmesi” başlıklı bir bölüm mevcuttur. Bu bölümde özet olarak çıkar çatışmalarının neler olabileceği ve bunların önüne geçmek için Sanofi çalışanlarının kaçınmaları gereken noktalar belirtilmektedir. Tüm çalışanlar Etik Kurallarda belirtilen bu ilkelere uymakla yükümlüdürler. 

Yolsuzlukla İlgili Risk Yönetim Mekanizmaları
Yolsuzlukla mücadele Sanofi için çok önemlidir, bu nedenle Etik Kurallar kitapçığı içerisindeki “Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele” başlıklı bölümde yolsuzluk türleri ve bunların tespit yöntemleri, rüşvet ve yolsuzluk ile ilgili yaptırım ve cezalar ile bu tür olaylar karşısında nasıl davranılması gerektiği açıklanmaktadır.  Bununla birlikte, yeni işe başlayan çalışanların katılımı zorunlu olan Oryantasyon Programı dahilinde Uyum Departmanı “Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele” ile ilgili bir eğitim vermektedir.

Suistimal ve yolsuzluk risklerini en aza indirmek Sanofi’nin denetim ve risk yönetim planlarında yer almaktadır. İç Kontrol ve Süreçler Departmanı, Şirketin tüm birimleri için yıllık risk ve öz değerlendirme çalışmalarını gerçekleştirirken, suistimal ve yolsuzluk riskini azaltmak için de belirlenen süreçler üzerinden detaylı denetim veya süreç testleri organize eder ve gerekli durumlarda Uyum Departmanı ile işbirliği yaparak beklenen denetimleri gerçekleştirir.

Tüm bu çalışmalara destek olmak için Sanofi Türkiye’de Lokal Uyum Komitesi bulunmaktadır. Lokal Uyum Komitesi’nin misyonu, Sanofi Türkiye’nin Sanofi Grubu Etik Kurallarına, politika ve prosedürlerine, uygulamada olan yasal ve düzenleyici gerekliliklere, sektör standartlarına ve özellikle Sağlık Mesleği Mensupları ve kamu görevlileriyle doğrudan veya aracılar vasıtasıyla kurulan ilişkilerin etik yürütülmesine uyulup uyulmadığını denetlemektir. Komite iki ayda bir toplanarak çalışmalarını yürütmektedir. Bu toplantılarda, komite mevcut riskleri değerlendirir ve İç Kontrol Departmanı’ndan riskli gördüğü alanlar için denetim çalışmaları gerçekleştirmelerini talep edebilir.

Yolsuzlukla ilgili denetim mekanizmaları aşağıdaki gibidir:
Görevlerin Ayrılığı İlkesi: Yolsuzlukları önlemek için Sanofi Türkiye’de finansal açıdan kritik olarak belirlenen sistemlerde yetkiler “Görevlerin Ayrılığı İlkesi”ne göre verilmektedir. Sistemlerdeki yetkiler “Görevlerin Ayrılığı İlkesi”ne uyum bakımından incelenir ve eğer varsa çakışmalar için düzeltici önlemler alınır. 

İç Yetki Dağılımı: Çalışanlara Şirket adına hareket etme yetkisi veren iç (harcama onayları) ve dış (3. Şahıslar nezdinde şirketi temsil etme) yetkiler “Yetki Dağılımı Politikası” ile çalışanların rol, sorumluluk ve yetkinlikleri ile uyumlu olarak tanımlanır ve sistemlerde onaylanır.

Uyum Yardım Hattı: Çalışanlar bir kanunun, kuralın ya da Etik Kurallarda yer alan bir ilkenin ihlal edildiğine veya edileceğine samimiyetle inandıkları veya bu konularda bir endişe duydukları durumlar olduğunda yöneticilerini veya Uyum Departmanı/Uyum Müdürünü bilgilendirmeleri için desteklenirler. Çalışanların herhangi bir sorun yaşamaları halinde isimlerini bildirmeksizin arayabilecekleri bir “Global Uyum Yardım Hattı” da bulunmaktadır. Konuyla ilgili detaylı bilgiler işe yeni giren her bir çalışana oryantasyon programındaki “Uyum ve İş Dürüstlüğü” eğitimi sırasında verilir. 

Durum Tespiti: Şirket tarafından belirlenmiş kapsama giren tüm mal ve hizmet alımı, iş ve faaliyetlerle ilgili yapılacak sözleşmeler için ilgili 3. taraf, yolsuzluk ve rüşvetle mücadeleyi temin etmek adına detaylı bir durum tespiti sürecine tabi tutulmaktadır. Söz konusu süreçte temin edilen bilgilerin Şirket içi uzmanlarca değerlendirilmesi sonucuna göre 3.taraflarla sözleşmeler imzalanabilmektedir. 

Hediye ve İkramlar: Çalışanlar görevleri süresince, doğrudan veya dolaylı olarak yaptıkları iş ve edindikleri konuma dayanarak veya bunların sağladığı olanakları kullanarak bir uygulamayı gerçekleştirmek veya gerçekleştirmemek üzere kamu çalışanları, politikacılar, siyasi partiler veya herhangi bir şahıs veya organizasyondan gelecek teklif, hediye ve ikramları kabul edemezler veya bu tür şahıs ve kurumlara sözü geçen tekliflerde bulunamazlar. Bu konu Etik Kurallar içerisinde de belirtilmektedir.

Tedarikçilerle Anlaşmalar: Çalıştığımız tedarikçilerle ilgili tarafların yükümlülüklerini açıkça belirtmesi gereken sözleşmeler, sözleşmelerde yer alan komisyon ödeme koşulları, avans ödemeleri, sağlanan hizmetlerle ilgili detaylı bir açıklama içermesi gereken faturalar, şirket ve düzenleyici kurumların politika ve prosedürlerine uyum kontrol edilmektedir. Bu konu Etik Kurallar içerisinde de belirtilmektedir.

Yukarıda belirtilen uygulamaların hepsi Şirketin tüm birimleri için geçerlidir.

Sanofi Türkiye’de tüm pazarlama çalışmaları ilgili kural ve yönetmeliklere göre yürütülmektedir. Sağlık meslek mensuplarına yönelik gerçekleştirilen tanıtım faaliyetleri Sağlık Bakanlığınca tanımlanmış olan Beşerî Tıbbi Ürünlerin tanıtım faaliyetleri ve Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı etiketleme yönetmeliğince tanımlanan yasa ve yönetmelikler kapsamında düzenlenmektedir. Tüketiciye yönelik düzenlenen pazarlama iletişim faaliyetleri ise Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı ve Reklam ile ilgili yasal düzenlemeler esas alınarak gerçekleştirilmektedir. Yine aynı şekilde Şirketimizde gerçekleşen diğer pazarlama faaliyetleri Sağlık Bakanlığı Tanıtım Yönetmeliği, AİFD iyi uygulamaları ve tavsiyelerine ve Şirket uyum politikaları ile standart operasyon prosedürlerine uygun olarak yürütülmektedir. Aynı zamanda Sanofi küresel ilkelerine uyum gösterilmektedir. Bu kapsamda hazırlanmış kuralların ve yönetmeliklerin tümüne %100 uyum sağlanmakta ve rekabet hukukuna uygun hareket edilmektedir. Değişen prosedürler ve yönetmelikler kapsamında ise tüm eğitimler güncellenmektedir. Jenerik ürün pazarlaması kapsamında ise tüm tanıtım faaliyetleri orijinal ürünlere benzer şekilde yürütülmektedir.

Sanofi’de tanıtım, sponsorluk ile bağış çalışmaları, yürürlükte olan ilgili prosedürler kapsamında ve bu süreçlerin standart olarak onaylandığı yönetmelik ve etik kurallar dahilinde yürütülmektedir. Kalite standartlarımızı yükseltmek için, 2017 yılı itibariyle ruhsatlandırma departmanı tanıtım malzemelerinin değerlendirme ve validasyon sürecinde yer almaya başlamış ve bu sürecin yönetilmesinden sorumlu olmasıyla birlikte süreçle ilgili 2 prosedür revize edilerek yayınlanmıştır. Tanıtım malzemelerinin değerlendirme ve validasyon sürecinde; materyallerin ilgili Şirket prosedürlerine, mevzuatlara ve İyi Tanıtım ve İyi İletişim İlkelerine uygunluğunu kontrol edilmektedir.

Ürün ve hizmet bilgilendirme ve etiketlendirmesi aşamasında süreçlerde hatayı engellemek amacıyla Şirketimizde ayrıca ZINC adında bir platform kullanılmaktadır. ZINC ürün tanıtımında kullanılan tüm tanıtım malzemeleri, tanıtım aktiviteleri ve eğitim malzemelerinin onaylandığı küresel elektronik bir platformdur. 2011’den beri hazırlanmış olan tüm tanıtım malzemeleri ve aktivitelerinin, eğitim materyallerinin iç ve dış müşterilere tanıtımı/sunumu yapılmadan önce yönetmeliklere ve tanıtım ilkelerine uygun olduklarının onaylanması amacıyla bu program uygulanmaktadır. 

Şirketin, Sağlık Bakanlığı Tanıtım Yönetmeliği, AİFD kuralları ve Şirket uyum politikaları, standart operasyon prosedürleri kapsamındaki uygulamalarıyla ilgili şikâyet alma ihtimaline karşı Sanofi Türkiye’de ayrı bir birim bulunmakta ve bu birim gelen şikâyetlerin takip ve değerlendirmesini yapmaktadır.